Zahlungserinnerung an einen säumigen Kunden schreiben: 12 Formulierungen und 3 fertige Texte
Von Lena Berger ·
Montagmorgen, ein Blick in die Buchhaltung: Die Rechnung vom 4. März ist immer noch offen. Der Kunde war freundlich, die Arbeit ist längst erledigt, gezahlt hat er trotzdem nicht. Jetzt müssen Sie schreiben, ohne beleidigt zu klingen und ohne als Bittsteller dazustehen. Hier finden Sie Formulierungen in drei Tonlagen, nach Anlass sortiert, und drei Texte, die Sie anpassen und abschicken können.
Kurz gesagt
- Professionell
Zu unserer Rechnung vom letzten Monat ist bisher keine Zahlung eingegangen.
- Einfühlsam
Bei der Menge an Post geht eine Rechnung schnell unter.
- Kurz & knapp
Zur Rechnung 2043 fehlt noch der Zahlungseingang.
Antwort-Finder
- Zu unserer Rechnung vom letzten Monat ist bisher keine Zahlung eingegangen.Für die Rechnung 2043 von Anfang des Monats konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen.
- Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum 20. des Monats.Wir bitten Sie, die 890 Euro bis spätestens Freitag, den 14., auf unser Konto zu überweisen.
- Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es als gegenstandslos.Sollte Ihre Überweisung bereits unterwegs sein, bitten wir, diese Erinnerung zu übergehen.
- Bei Rückfragen zur Rechnung rufen Sie uns gern an.Falls Ihnen an der Abrechnung etwas unklar ist, melden Sie sich. Wir besprechen es gern.
- Bei der Menge an Post geht eine Rechnung schnell unter.Rechnungen rutschen im Alltag leicht durch, das kennen wir selbst gut.
- Sollte es bei Ihnen gerade eng sein, sprechen Sie uns bitte an.Wenn die Rechnung Sie im Moment belastet, melden Sie sich gern bei uns.
- Wir möchten gemeinsam eine Lösung finden, die für Sie machbar ist.Gern vereinbaren wir einen Termin, der für beide Seiten passt, auch in zwei Raten.
- Uns ist wichtig, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind.Sollte Sie an unserer Arbeit etwas gestört haben, möchten wir das gern von Ihnen hören.
Eine Zahlungserinnerung an einen säumigen Kunden schreiben: worauf es ankommt
Hinter einer offenen Rechnung steckt häufiger ein Versehen als böser Wille: eine übersehene Mail, eine fehlende Bestellnummer, ein Urlaub. Meist klärt eine ruhige, präzise Erinnerung das schnell, vorausgesetzt, Rechnung, Betrag und Datum sind klar benannt und der nächste Schritt ist eindeutig. So bekommen Sie eine Antwort, und der Kunde behält sein Gesicht. Bei Streit um Forderungen oder Fristen hilft Ihnen eine Fachperson weiter, nicht dieser Ratgeber.
Fertige Texte zum Kopieren
Erste Zahlungserinnerung, sachlich E-Mail
Erinnerung an einen Stammkunden, einfühlsam E-Mail
Zweite Erinnerung, kurz und klar E-Mail
Professionell
Für Geschäftskunden und die erste förmliche Erinnerung. Sachlich, mit allen Angaben, ohne Vorwurf.
Zu unserer Rechnung vom letzten Monat ist bisher keine Zahlung eingegangen.
Der sachliche Einstieg für die erste Erinnerung. Er benennt nur die Tatsache und lässt dem Kunden die Möglichkeit, ein Versehen anzunehmen.
- Für die Rechnung 2043 von Anfang des Monats konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen.
- Guten Tag Frau Hartmann, die Rechnung für den Webauftritt ist bei uns noch nicht verbucht.
- Leider fehlt uns noch die Überweisung zur Rechnung aus dem Vormonat über 1.480 Euro.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum 20. des Monats.
Mit einem konkreten Datum bleibt die Bitte nicht im Ungefähren. Der Kunde kann planen, und Sie wissen, wann Sie nachhaken.
- Wir bitten Sie, die 890 Euro bis spätestens Freitag, den 14., auf unser Konto zu überweisen.
- Herr Albrecht, könnten Sie die Summe bis zum Monatsende begleichen? Die Bankdaten stehen unten.
- Den Rechnungsbetrag erwarten wir bis Mitte nächster Woche auf dem bekannten Konto.
Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es als gegenstandslos.
Diese Klausel unterstellt keine Absicht und nimmt so die Schärfe aus der Nachricht. Sie passt besonders, wenn die Rechnung erst wenige Tage überfällig ist.
- Sollte Ihre Überweisung bereits unterwegs sein, bitten wir, diese Erinnerung zu übergehen.
- Frau Winkler, falls Sie heute schon gezahlt haben, hat sich diese Mail erledigt.
- Hat sich unser Schreiben mit Ihrer Zahlung gekreuzt, danken wir Ihnen und bitten um Entschuldigung für die Störung.
Bei Rückfragen zur Rechnung rufen Sie uns gern an.
Damit öffnen Sie die Tür für Einwände, etwa zu einzelnen Positionen oder zur Leistung. Ein Kunde, der etwas zu beanstanden hat, meldet sich dann eher, statt die Zahlung stillschweigend liegen zu lassen.
- Falls Ihnen an der Abrechnung etwas unklar ist, melden Sie sich. Wir besprechen es gern.
- Herr Jansen, wenn Positionen Fragen offenlassen, erreichen Sie mich unter der Durchwahl 214.
- Stimmt etwas nicht mit der Abrechnung? Dann klären wir das am Telefon, bevor die Zahlung ausbleibt.
Lesen Sie auch: Angebot schreiben und per E-Mail versenden: 12 Formulierungen + 3 fertige Texte
Einfühlsam
Für Stammkunden, bei denen ein Versehen oder eine schwierige Phase wahrscheinlich ist. Die Beziehung steht vor der Forderung.
Bei der Menge an Post geht eine Rechnung schnell unter.
Sie bauen dem Kunden eine Brücke, ohne dass er sich rechtfertigen muss. Das passt, wenn er bisher immer pünktlich gezahlt hat.
- Rechnungen rutschen im Alltag leicht durch, das kennen wir selbst gut.
- Liebe Frau Dietrich, Sie zahlen sonst zuverlässig, deshalb vermuten wir, dass die Rechnung untergegangen ist.
- Gerade in der Urlaubszeit bleibt manche Mail liegen. Darum erinnern wir Sie kurz an die offene Rechnung.
Sollte es bei Ihnen gerade eng sein, sprechen Sie uns bitte an.
Der Satz zeigt Gesprächsbereitschaft, ohne etwas zuzusagen. Er hilft, wenn Sie Zahlungsschwierigkeiten vermuten und den Kunden halten möchten.
- Wenn die Rechnung Sie im Moment belastet, melden Sie sich gern bei uns.
- Herr Brandt, falls die Lage gerade schwierig ist, reden wir offen darüber.
- Ist der Zeitpunkt für Sie ungünstig, sagen Sie es uns. Wir finden einen Weg.
Wir möchten gemeinsam eine Lösung finden, die für Sie machbar ist.
Hier geht der Blick auf die Einigung statt auf die Schuld. Schreiben Sie das nur, wenn Sie tatsächlich Spielraum haben, etwa für einen späteren Termin oder Teilzahlungen.
- Gern vereinbaren wir einen Termin, der für beide Seiten passt, auch in zwei Raten.
- Frau Okafor, wir sind offen für einen Vorschlag von Ihnen, damit die Sache zügig erledigt ist.
- Uns liegt an einer Regelung, mit der Sie gut leben können. Rufen Sie uns kurz an.
Uns ist wichtig, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind.
Vermuten Sie Unzufriedenheit hinter der ausgebliebenen Zahlung, bringt dieser Satz das Thema ohne Vorwurf auf den Tisch. Der Kunde bekommt die Gelegenheit, seine Kritik offen zu äußern.
- Sollte Sie an unserer Arbeit etwas gestört haben, möchten wir das gern von Ihnen hören.
- Herr Neumann, waren Sie mit der Lieferung zufrieden? Falls nicht, sprechen wir darüber.
- Ihre Rückmeldung zur Leistung interessiert uns, auch wenn die Rechnung noch offen ist.
Kurz & knapp
Für Routinefälle, Folgeerinnerungen oder Kunden, die Sie gut kennen. Wenige Zeilen, klare Angaben, ein nächster Schritt.
Zur Rechnung 2043 fehlt noch der Zahlungseingang.
Die kürzeste neutrale Meldung. Sie eignet sich als Betreff oder erster Satz, wenn Nummer und Betrag im Anhang stehen.
- Rechnung 3187: Die Zahlung steht noch aus. Beleg anbei.
- Frau Lenz, für die Rechnung vom letzten Monat sehen wir noch kein Geld auf dem Konto.
- Noch offen: Rechnung 5521 über 640 Euro, seit zwei Wochen fällig.
Siehe auch: Auf eine negative Google-Bewertung antworten: 14 Antworten + 3 fertige Texte
Bitte überweisen Sie bis Freitag.
Eine Bitte mit Termin, ohne Erklärungen drumherum. Gedacht für Kunden, die auf eine erste Erinnerung nicht reagiert haben.
- Könnten Sie den Betrag bis kommenden Mittwoch überweisen? Danke Ihnen.
- Herr Roth, wir bräuchten die Zahlung bis zum Wochenende.
- Wir bitten um Überweisung bis Donnerstag, 17 Uhr, damit wir die Buchung abschließen können.
Kurze Erinnerung: Die Rechnung ist noch offen.
Ein beiläufiger Hinweis im laufenden Mailverlauf, etwa als Nachsatz zu einem anderen Thema. Der Druck bleibt gering, die Sache ist trotzdem angesprochen.
- Nur zur Erinnerung: Unsere Rechnung vom Mai ist noch nicht beglichen.
- Noch ein Hinweis, Frau Kaya: Die letzte Rechnung steht weiterhin aus.
- Bevor ich es vergesse: Die Abrechnung vom April wartet noch auf Ihre Überweisung.
Haben Sie die Rechnung erhalten?
Die Frage klärt ein mögliches Zustellproblem, bevor Sie etwas fordern. Sinnvoll bei neuen Kunden oder wenn die Rechnung per E-Mail ging und im Spam gelandet sein könnte.
- Ist die Rechnung von letzter Woche bei Ihnen angekommen? Ich sende sie sonst erneut.
- Herr Vogel, kam unsere Abrechnung an? Möglicherweise ging sie noch an Ihre alte Adresse.
- Liegt Ihnen die Abrechnung vor? Falls nicht, schicke ich sie noch heute.
Was Sie besser nicht schreiben
- Gleich beim ersten Mal drohen Eine Drohung macht aus einem möglichen Versehen einen Streit und kostet Sie den Kunden. „Wenn Sie nicht sofort zahlen, sehen wir uns vor Gericht.“
- Rechnungsdaten weglassen Ohne Nummer, Betrag und Datum muss der Kunde erst suchen und schiebt die Antwort auf. „Sie schulden uns noch Geld.“
- Vage Fristen setzen Wer „bald“ liest, plant nicht. Erst ein Datum macht die Bitte überprüfbar. „Bitte zahlen Sie zeitnah.“
- Sarkasmus oder Vorwürfe Spitzen lassen sich schriftlich kaum zurücknehmen, und der Kunde schweigt danach erst recht. „Vielleicht ist Ihnen entgangen, dass man Rechnungen bezahlt.“
Tipps
- Zuerst intern prüfen Schauen Sie vor dem Schreiben nach, ob die Zahlung gebucht ist, die Rechnung zugestellt wurde und die Daten stimmen. Eine unnötige Erinnerung ist für beide Seiten unangenehm.
- Rechnung erneut anhängen Fügen Sie die Rechnung als PDF bei und nennen Sie Nummer, Betrag und Bankverbindung im Text. So kann der Kunde sofort überweisen.
- Tonlage steigern, nicht springen Beginnen Sie freundlich und werden Sie bei der zweiten Erinnerung sachlich und knapp. Wer plötzlich scharf wird, überrascht den Kunden und verhärtet die Fronten.
- Telefon als Alternative Bei größeren Beträgen oder langjährigen Kunden hilft oft ein kurzer Anruf. Das Ergebnis halten Sie danach in einer knappen Mail fest, mit Datum und Absprache.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die erste Zahlungserinnerung schicken?
Das hängt von Ihrem Zahlungsziel und Ihrer Branche ab. Viele warten einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum, damit sich Überweisung und Erinnerung nicht überschneiden. Wichtig ist, dass Sie intern einheitlich vorgehen. Verbindliche Auskunft zu Fristen und Verzug gibt Ihnen eine Fachperson.
Wie formuliere ich es höflich, wenn der Kunde nicht zahlt?
Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Datum, ohne zu werten, und bieten Sie an, Fragen zu klären. Ein Satz wie „Falls sich Zahlung und Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie dies als gegenstandslos“ nimmt viel Schärfe heraus. Dazu kommt eine konkrete Bitte mit Datum.
Was tun, wenn der Kunde unzufrieden ist und deshalb nicht zahlt?
Fragen Sie nach, statt zu fordern. Bieten Sie ein Gespräch an und lassen Sie den Kunden schildern, was ihn stört. Erst dann können Sie entscheiden, wie Sie reagieren. Ob die Forderung rechtlich berechtigt ist, klärt eine Fachperson.
Und wenn der Kunde auf die Erinnerung gar nicht antwortet?
Nach einigen Tagen folgt eine zweite, knappe Nachricht mit neuem Termin und Telefonnummer. Versuchen Sie es zusätzlich telefonisch. Bleibt auch das ohne Reaktion, besprechen Sie das weitere Vorgehen intern oder mit einer fachkundigen Stelle.
Alle Antworten im Überblick
| Formulierung | Passt, wenn … | Ton |
|---|---|---|
| Zu unserer Rechnung vom letzten Monat ist bisher keine Zahlung eingegangen. | bei der ersten förmlichen Erinnerung | Professionell |
| Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum 20. des Monats. | wenn ein klarer Termin fehlt | Professionell |
| Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es als gegenstandslos. | wenn die Rechnung erst kurz überfällig ist | Professionell |
| Bei Rückfragen zur Rechnung rufen Sie uns gern an. | wenn Unklarheiten oder Einwände möglich sind | Professionell |
| Bei der Menge an Post geht eine Rechnung schnell unter. | bei Stammkunden, die sonst pünktlich zahlen | Einfühlsam |
| Sollte es bei Ihnen gerade eng sein, sprechen Sie uns bitte an. | wenn Sie Zahlungsschwierigkeiten vermuten | Einfühlsam |
| Wir möchten gemeinsam eine Lösung finden, die für Sie machbar ist. | wenn Sie Spielraum für eine Einigung haben | Einfühlsam |
| Uns ist wichtig, dass Sie mit unserer Leistung zufrieden sind. | wenn Unzufriedenheit hinter dem Ausbleiben steckt | Einfühlsam |
| Zur Rechnung 2043 fehlt noch der Zahlungseingang. | bei Routinefällen mit Beleg im Anhang | Kurz & knapp |
| Bitte überweisen Sie bis Freitag. | wenn schon eine Erinnerung unbeantwortet blieb | Kurz & knapp |
| Kurze Erinnerung: Die Rechnung ist noch offen. | als Nachsatz im laufenden Mailverkehr | Kurz & knapp |
| Haben Sie die Rechnung erhalten? | wenn ein Zustellproblem möglich ist | Kurz & knapp |
Eine Zahlungserinnerung ist Routine, kein Angriff. Nennen Sie die Fakten, setzen Sie ein Datum und lassen Sie dem Kunden Raum für eine Antwort. Meist kommt dann schnell eine Rückmeldung, und die Zusammenarbeit geht weiter. Passen Sie die Texte an Ihre Zahlungsbedingungen an und lassen Sie sich bei rechtlichen Fragen fachlich beraten.
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